労務管理に課題を感じていませんか？勤怠管理、給与計算、社会保険手続き…これらの煩雑な業務に追われて、本来の業務に集中できないと感じている担当者も少なくないはずです。そんな悩みを解決するのが労務管理システムです。
労務管理システムを導入することで、これらの業務を効率化し、コスト削減やコンプライアンスリスクの軽減、そして従業員の満足度向上まで期待できます。本記事では、労務管理システムの重要性から、選び方、そしておすすめツールまでをわかりやすく解説します。
システム導入を検討するうえでのポイントや、具体的な導入の流れも紹介していますので、自社にぴったりの労務管理システムを見つける手助けになるはずです。さっそく、自社に最適なシステムを選び、業務の効率化を目指しましょう。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員の勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、人事評価など、労務管理に関わる業務を効率化するためのシステムです。従来、手作業やExcelで行っていた煩雑な業務を自動化することで、担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させることができます。クラウド型のシステムが主流となっており、インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでもアクセス可能です。

労務管理の重要性

企業経営において、労務管理は非常に重要な役割を担っています。適切な労務管理を行うことで、従業員のモチベーション向上、生産性向上、企業の成長に繋がるだけでなく、法令遵守の観点からも不可欠です。労働基準法、労働安全衛生法、社会保険労務士法など、労務管理に関する法律は複雑で、常に最新の情報にアップデートする必要があります。これらの法令違反は、企業の社会的信用を失墜させるだけでなく、多額の罰金やペナルティを科される可能性があります。また、従業員とのトラブルを未然に防ぎ、良好な労使関係を築くためにも、適切な労務管理は重要です。

労務管理システムを導入するメリット

労務管理システムを導入することで、様々なメリットが得られます。主なメリットは以下の通りです。

コスト削減

人件費、事務用品費、郵送費など、労務管理にかかるコストを削減できます。例えば、給与計算や社会保険手続きを自動化することで、担当者の作業時間を大幅に短縮し、他の業務に時間を充てることができます。また、ペーパーレス化を進めることで、印刷費や保管スペースも削減できます。

コンプライアンスリスクの軽減

法改正への対応や、複雑な法令の解釈をシステムがサポートしてくれるため、コンプライアンスリスクを軽減できます。自動計算機能により、人為的なミスを減らし、正確な給与計算や社会保険手続きを行うことができます。また、システム上で法令の変更点を通知してくれる機能もあり、常に最新の法令に準拠した労務管理を実現できます。

従業員エンゲージメントの向上

従業員にとって、給与明細や勤怠情報の確認が容易になり、透明性の高い労務管理を実現できます。また、休暇申請や各種手続きをオンラインで行えるため、従業員の利便性も向上します。こうした取り組みは、従業員の満足度向上に繋がり、ひいてはエンゲージメントの向上に繋がります。

その他にも、データの一元管理による効率的な情報活用、戦略的な人事施策の実施、属人化の防止といったメリットも期待できます。

メリット	詳細
コスト削減	人件費、事務用品費、郵送費などの削減
コンプライアンスリスクの軽減	法改正対応、法令解釈のサポート、人為的ミスの削減
従業員エンゲージメントの向上	給与明細・勤怠情報の透明化、利便性向上
データの一元管理	効率的な情報活用、戦略的人事施策の実施
属人化の防止	業務の標準化、担当者変更時のスムーズな引継ぎ

労務管理システムの選び方

労務管理システムは多種多様であり、自社に最適なシステムを選ぶことは容易ではありません。機能、費用、使いやすさなど、様々な要素を考慮する必要があります。この章では、労務管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントを詳しく解説します。

必要な機能を明確にする

まずは自社に必要な機能を洗い出すことから始めましょう。現状の労務管理業務における課題や、システム導入によって解決したいことを明確にすることが重要です。必要な機能が不足していると、システム導入の効果が半減する可能性があります。逆に、必要以上の機能を持つ高価格なシステムを選んでしまうと、コスト負担が大きくなってしまいます。

勤怠管理

リアルタイムの勤怠状況把握、様々な打刻方法（ICカード、スマートフォン、PCなど）、変形労働時間制への対応、休暇管理機能などを考慮しましょう。勤怠データの正確性は、給与計算の精度にも直結します。

給与計算

給与計算の自動化、賞与計算、各種控除への対応、給与明細の電子化などを確認しましょう。複雑な給与体系にも対応できる柔軟性が求められます。

社会保険手続き

社会保険の加入・喪失手続き、算定基礎届、月額変更届、労働保険の年度更新など、煩雑な手続きを自動化できるか確認しましょう。行政機関への電子申請に対応しているシステムは、手続きの効率化に大きく貢献します。

人事評価

目標管理機能、評価ワークフローの自動化、評価結果の分析機能など、人事評価業務を効率化し、適正な評価を実現するための機能が重要です。従業員のスキルアップやモチベーション向上に繋がるシステムを選びましょう。

年末調整

年末調整書類の作成・提出、電子申請への対応、扶養控除等申告書の管理など、年末調整業務をスムーズに行うための機能が備わっているか確認しましょう。従業員からの問い合わせ対応を軽減できるシステムが理想です。

自社の規模に合ったシステムを選ぶ

自社の規模に適したシステムを選ぶことも重要です。従業員数、事業内容、予算などを考慮し、最適なシステムを選びましょう。

従業員数

従業員数に応じて、システムの処理能力や価格が異なります。小規模企業向けのシンプルなシステムから、大企業向けの多機能なシステムまで、様々な選択肢があります。

事業内容

業種や職種によって、必要な機能が異なります。例えば、シフト制勤務が多い企業では、シフト管理機能が充実したシステムが適しています。

予算

システムの導入費用だけでなく、月額利用料や保守費用なども考慮して予算を決めましょう。無料トライアルを利用して、実際に使い勝手を試してから導入を検討することもおすすめです。

セキュリティ対策の確認

労務管理システムには、従業員の個人情報や給与情報など、機密性の高い情報が保存されます。情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、 robustなセキュリティ対策が施されているか確認しましょう。ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているシステムは、信頼性の指標となります。

システムの操作性

システムの操作性が悪いと、従業員の負担が増加し、システム導入の効果が十分に発揮されません。直感的に操作できる分かりやすいインターフェース、マニュアルの充実度、操作に関するトレーニングの有無などを確認しましょう。

サポート体制

システム導入後、操作方法やトラブル対応に関するサポート体制が重要です。電話、メール、チャットなど、様々なサポート窓口が用意されているか、サポート対応の時間は適切か、などを確認しましょう。

無料トライアルの有無

多くの労務管理システムは、無料トライアルを提供しています。実際にシステムを操作してみて、自社に合っているか、使いやすいかなどを確認してから導入を検討しましょう。

おすすめ労務管理システムを紹介

数ある労務管理システムの中から、おすすめのシステムを厳選してご紹介します。それぞれのシステムの特徴や料金プランを比較し、自社に最適なシステムを見つけるための参考にしてください。

SmartHR

SmartHRの特徴

SmartHRは、直感的な操作性と豊富な機能で人気のクラウド型労務管理システムです。従業員情報の一元管理、入退社手続きの電子化、勤怠管理、給与計算、年末調整など、労務業務を幅広くカバーしています。豊富なAPI連携も魅力で、他システムとの連携による業務効率化も可能です。また、電子申請によるペーパーレス化も推進できます。

SmartHRの料金プラン

プランは従業員数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

ジョブカン

ジョブカンの特徴

ジョブカンは、勤怠管理、給与計算、労務管理、採用管理など、人事労務に関する様々な機能を備えたクラウド型システムです。低価格帯から利用できるプランが用意されているため、中小企業にも導入しやすいのが特徴です。また、スマホアプリにも対応しており、場所を選ばずに利用できます。

ジョブカンの料金プラン

プランは機能や従業員数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

freee人事労務

freee人事労務の特徴

freee人事労務は、会計ソフトfreeeと連携可能なクラウド型労務管理システムです。給与計算や年末調整はもちろん、勤怠管理や労務手続きも効率化できます。freee会計とのシームレスな連携により、データの一元管理を実現し、経営分析にも役立ちます。また、直感的なUIで操作も簡単です。

freee人事労務の料金プラン

プランは従業員数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

Money Forward クラウド給与

Money Forward クラウド給与の特徴

Money Forward クラウド給与は、シンプルな操作性と分かりやすいインターフェースが特徴のクラウド型給与計算ソフトです。給与計算業務の効率化に特化しており、初めての方でも簡単に利用できます。また、銀行振込データの作成にも対応しています。

Money Forward クラウド給与の料金プラン

プランは従業員数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

弥生給与

弥生給与の特徴

弥生給与は、長年の実績と信頼性を持つデスクトップ型の給与計算ソフトです。豊富な機能とカスタマイズ性が特徴で、複雑な給与体系にも対応できます。また、法改正への対応も迅速に行われています。

弥生給与の料金プラン

パッケージ版とクラウド版があり、それぞれ料金プランが異なります。詳細は公式サイトをご確認ください。

奉行Edge 労務管理

奉行Edge 労務管理の特徴

奉行Edge 労務管理は、大企業向けに開発された高機能な労務管理システムです。複雑な就業規則や給与体系にも柔軟に対応できます。また、セキュリティ対策も万全です。

奉行Edge 労務管理の料金プラン

要問い合わせです。

PCAクラウド 労務管理

PCAクラウド 労務管理の特徴

PCAクラウド 労務管理は、PCAの会計ソフトと連携可能なクラウド型労務管理システムです。中小企業から大企業まで幅広く対応しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

PCAクラウド 労務管理の料金プラン

従業員数や利用機能に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

TeamSpirit

TeamSpiritの特徴

TeamSpiritは、勤怠管理、工数管理、経費精算など、様々な機能を統合したクラウド型プラットフォームです。テレワークにも対応しており、多様な働き方に柔軟に対応できます。GPS打刻機能も搭載しています。

TeamSpiritの料金プラン

利用ユーザー数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

KING OF TIME

KING OF TIMEの特徴

KING OF TIMEは、クラウド型勤怠管理システムです。ICカードや生体認証など、多様な打刻方法に対応しています。また、シフト管理機能も充実しています。

KING OF TIMEの料金プラン

プランは従業員数に応じて変動します。詳細は公式サイトをご確認ください。

上記以外にも様々な労務管理システムが存在します。それぞれのシステムの特徴を比較し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。無料トライアルなどを活用し、実際に使い勝手を試してみることもおすすめです。

労務管理システム導入の注意点

労務管理システムの導入は、業務効率化やコンプライアンス遵守に大きく貢献しますが、導入前にしっかりと計画を立て、注意点を押さえておくことが重要です。適切な準備と運用によって、システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。

システム導入前に現状の課題を分析する

労務管理システムを導入する前に、現在の労務管理における課題を明確に分析することが不可欠です。どのような問題を解決したいのか、どのような機能が必要なのかを具体的に洗い出すことで、システム選定の精度を高め、導入後のミスマッチを防ぐことができます。例えば、勤怠管理に多くの時間と手間がかかっている、給与計算のミスが多い、人事評価が属人的になっているなど、具体的な課題をリストアップしましょう。また、従業員の意見をヒアリングすることも重要です。現場の声を反映することで、より効果的なシステム導入を実現できます。業務フローの見直しも併せて行うことで、システム導入による効果を最大化できます。

従業員への周知徹底

労務管理システムの導入は、従業員の働き方に直接影響するため、導入前に十分な説明と研修を行うことが重要です。システムの目的、使用方法、個人情報保護の観点などを丁寧に説明し、従業員の理解と協力を得ることがスムーズな運用につながります。導入前に説明会を開催したり、操作マニュアルを配布したりするなど、周知徹底のための工夫を凝らしましょう。また、システム導入によって従業員の業務負担が増えないよう、操作性の高いシステムを選ぶことも重要です。さらに、ヘルプデスクを設置するなど、従業員がいつでも質問や相談できる体制を整えることで、安心してシステムを利用できる環境を構築できます。

ベンダーとの継続的なコミュニケーション

労務管理システムを導入したら終わりではなく、ベンダーとの継続的なコミュニケーションが重要です。システムのアップデート情報、法改正への対応、操作に関する質問やトラブル対応など、ベンダーと密に連携することで、システムを常に最適な状態で運用できます。定期的なミーティングを設定したり、問い合わせ窓口を明確にしたりするなど、円滑なコミュニケーションを図るための仕組みを構築しましょう。また、自社の事業規模や業務内容の変化に合わせて、システムのカスタマイズや機能追加を検討することも必要です。ベンダーと積極的に情報交換を行うことで、システムの長期的な活用と効果的な運用を実現できます。

導入後の運用体制の構築と見直し

労務管理システムを導入した後も、円滑な運用を継続するために、定期的な見直しと改善が必要です。運用状況をモニタリングし、問題点や改善点を洗い出し、必要に応じてシステムの設定変更や追加研修を実施することで、常に最適な状態でシステムを活用できます。

運用マニュアルの作成と更新

システムの操作方法やトラブルシューティングなどをまとめた運用マニュアルを作成し、常に最新の状態に更新することで、従業員がスムーズにシステムを利用できるようサポートします。スクリーンショットなどを活用して視覚的に分かりやすく作成すると、より効果的です。

担当者の育成

システムの運用を管理する担当者を育成し、専門知識やスキルを習得させることで、システムのトラブルや問い合わせに迅速に対応できる体制を構築します。ベンダーが提供する研修などを活用すると効率的です。

定期的な評価と改善

導入後、一定期間ごとにシステムの運用状況を評価し、課題や改善点を明確にします。従業員へのアンケートやヒアリングなども実施し、現場の声を反映することで、より効果的なシステム運用を実現できます。

フェーズ	実施事項	ポイント
導入前	現状分析、要件定義、ベンダー選定、契約締結	課題の明確化、必要な機能の特定、信頼できるベンダー選び
導入時	システム設定、データ移行、従業員への研修、運用開始	正確なデータ移行、分かりやすい研修の実施
導入後	運用モニタリング、定期的な評価と改善、ベンダーとの継続的な連携	問題点の早期発見、継続的な改善、最新情報の入手

これらの注意点を踏まえ、計画的に労務管理システムを導入することで、業務効率化、コンプライアンス遵守、従業員満足度向上といった効果を最大限に得ることができます。導入前の準備段階から運用後の見直しまで、しっかりと取り組むことが重要です。

まとめ

本記事では、労務管理システムの選び方とおすすめツール10選を紹介しました。労務管理システムを導入することで、コスト削減、コンプライアンスリスクの軽減、従業員エンゲージメントの向上といった多くのメリットが得られます。ただし、システム導入はあくまで手段であり、導入前に自社の課題を明確にし、規模や必要な機能を正確に把握することが成功の鍵です。

紹介した SmartHR、ジョブカン、freee人事労務、Money Forward クラウド給与、弥生給与、奉行Edge 労務管理、PCAクラウド 労務管理、TeamSpirit、KING OF TIME はそれぞれ、特徴や料金プランが異なります。無料トライアルを活用して、システムの操作性やサポート体制を実際に確認し、自社に最適なツールを選定することが重要です。

システム導入後も、従業員への周知徹底やベンダーとの継続的なコミュニケーションが成功に不可欠です。労務管理システムを効果的に活用することで、業務効率化と従業員満足度の向上を実現し、結果的に企業の成長につなげることができます。さらに、今後の法改正や働き方の変化にも柔軟に対応できるシステムを選ぶことが、持続的な成長のために非常に重要です。

この記事が、労務管理システムの選定と導入の成功に役立つ参考となれば幸いです。