社内コミュニケーションを活性化！｜目的別おすすめツールと導入事例

「社内コミュニケーションがうまくいかない」「コミュニケーションツールを導入したいけど、種類が多くて選べない」そんな悩みをお持ちではありませんか？社内コミュニケーションは、企業の成長に欠かせない要素です。しかし、多くの企業がコミュニケーション不足による生産性の低下や従業員エンゲージメントの低下に悩まされています。

本記事では、社内コミュニケーションを活性化させるためのツールの選び方から、目的別のおすすめツール、導入事例までご紹介します。さらに、社内報や社内Wikiなど、ツールと組み合わせることで効果を発揮する情報発信の方法についても解説します。この記事を読めば、自社の課題に最適なツールと運用方法が見つかり、社内コミュニケーションの改善に繋がるはずです。

Contents

社内コミュニケーションが重要な理由

現代のビジネスにおいて、社内コミュニケーションは企業の成長を左右する重要な要素の一つです。しかし、多くの企業がコミュニケーション不足による様々な問題を抱えています。円滑なコミュニケーションは、業務効率の向上、従業員エンゲージメントの向上、企業競争力の強化など、多くのメリットをもたらします。

コミュニケーション不足がもたらす企業への悪影響

コミュニケーション不足は、以下のような悪影響を企業にもたらす可能性があります。

生産性の低下情報共有が不足すると、担当者以外が業務の進捗状況を把握できず、無駄な作業や手戻りが発生しやすくなります。また、部署間で連携が取れていない場合、業務が滞ってしまうこともあります。その結果、企業全体の生産性が低下する可能性があります。
ミスやトラブルの増加情報伝達がうまくいっていないと、誤った情報が伝達されたり、必要な情報が伝わらなかったりする可能性があります。その結果、ミスやトラブルが増加し、企業に損害を与える可能性があります。
従業員エンゲージメントの低下コミュニケーション不足は、従業員の孤独感や孤立感を招き、モチベーションやエンゲージメントの低下につながる可能性があります。また、意見やアイデアを共有する機会が少ないと、従業員の会社への帰属意識や愛着が薄れてしまう可能性があります。
企業イメージの低下社内でのコミュニケーションが円滑に取れていない場合、顧客対応にも悪影響が出る可能性があります。顧客からの問い合わせに対して、迅速かつ的確な対応ができなくなったり、顧客に不快な思いをさせてしまう可能性があります。その結果、企業イメージが低下し、顧客離れにつながる可能性があります。

円滑なコミュニケーションがもたらすメリット

反対に、円滑なコミュニケーションは、企業に多くのメリットをもたらします。

生産性の向上情報共有がスムーズに行われるようになると、無駄な作業や手戻りが減り、業務効率が向上します。また、部署間で連携が取りやすくなることで、スピーディーな意思決定や業務遂行が可能になります。その結果、企業全体の生産性向上に繋がります。
創造性の向上活発な意見交換が行われる環境では、新しいアイデアが生まれやすくなります。多様な意見や価値観を共有することで、既存の枠にとらわれない、自由な発想を生み出すことができます。その結果、イノベーションの創出や競争優位性の確立に繋がります。
従業員エンゲージメントの向上コミュニケーションが活発な職場環境は、従業員の帰属意識や一体感を高め、モチベーションやエンゲージメントの向上に繋がります。また、意見やアイデアを共有しやすい環境は、従業員の主体性を引き出し、能力を最大限に発揮させることができます。
企業競争力の強化上記のようなメリットにより、企業全体の業績向上、ブランドイメージの向上、顧客満足度の向上などに繋がり、結果として企業競争力の強化に繋がります。

このように、社内コミュニケーションは企業にとって非常に重要な役割を果たしており、円滑なコミュニケーションを構築することで、企業は多くのメリットを享受することができます。しかし、企業規模や業種、企業文化などによって、抱える課題や適切なコミュニケーション方法は異なります。そのため、自社の課題を把握し、適切なツールや制度を導入することで、より効果的に社内コミュニケーションを活性化していくことが重要です。

社内コミュニケーションツールの選定方法と選び方のポイント

社内コミュニケーションツールを導入する目的は企業やチームによって様々ですが、数あるツールの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、ツール選定の際に考慮すべき基準や、目的別の選び方について詳しく解説していきます。

自社に合ったツール選定基準

社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、以下の基準を参考にしながら、自社の現状やニーズに最適なツールを選定していくことが重要です。

目的の明確化

まず始めに、「何のために社内コミュニケーションツールを導入するのか？」という目的を明確にしましょう。情報共有の効率化、コミュニケーション不足の解消、業務の進捗管理など、目的によって最適なツールは異なります。例えば、部署内での簡単な連絡や情報共有をスムーズに行いたい場合はチャットツールが便利ですが、プロジェクトの進捗管理やタスク管理を効率化したい場合は、プロジェクト管理ツールの方が適しています。

費用対効果

社内コミュニケーションツールには、無料のものから有料のものまで様々な種類があります。ツールによって機能や料金プランが異なるため、予算と照らし合わせながら、費用対効果を考慮して選ぶことが重要です。無料プランでも十分な機能を持つツールもあれば、高度な機能を利用するために有料プランへの加入が必要なツールもあります。自社の規模や利用シーン、予算に合わせて最適なプランを選びましょう。例えば、少人数のチームであれば無料プランで十分な機能が提供されている場合もありますが、大人数の組織でより高度なセキュリティや管理機能が必要な場合は、有料プランを検討する必要があるでしょう。

使いやすさ

多くの社員が日常的に利用するツールだからこそ、使いやすさは重要な選定基準となります。シンプルで直感的な操作ができるツールを選ぶことで、導入時の負担を軽減し、スムーズな運用開始を実現できます。また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末など、様々なデバイスに対応しているツールを選ぶことで、場所を選ばずにコミュニケーションを取ることが可能になります。従業員にとって使い慣れたインターフェースや操作性であることも重要です。例えば、普段からMicrosoft製品を利用している企業であれば、Microsoft Teamsを採用することで、従業員の学習コストを抑え、スムーズな導入を促進できる可能性があります。反対に、ITリテラシーがあまり高くない従業員が多い場合は、よりシンプルな操作性で直感的に利用できるツールを選ぶことが重要です。

セキュリティ

社内の機密情報を取り扱う可能性もあるため、セキュリティ対策は非常に重要です。情報漏洩や不正アクセス防止のためのセキュリティ機能が充実しているツールを選び、安心して利用できる環境を整える必要があります。具体的には、アクセス権限の設定、データの暗号化、二段階認証などの機能が挙げられます。重要な顧客情報や社内文書を取り扱う場合は、これらのセキュリティ機能が必須要件となるでしょう。セキュリティ対策が不十分なツールを選んでしまうと、情報漏洩などのリスクが高まり、企業の信頼を失墜させる可能性もあるため、慎重に検討する必要があります。信頼できるセキュリティ認証を取得しているツールを選ぶことも一つの目安となります。

外部サービスとの連携

既に社内で利用している業務システムや外部サービスとの連携は、業務効率化の観点から非常に重要です。例えば、現在使用しているチャットツールやカレンダー、ファイル共有システムとの連携がスムーズに行えるツールを選ぶことで、業務フローを改善し、生産性を向上させることができます。ツールによっては、API連携や外部サービスとの連携機能が提供されている場合もあります。自社で利用しているサービスとの連携性を事前に確認し、スムーズなデータ連携や業務効率化を実現できるツールを選びましょう。外部サービスとの連携機能が充実しているツールを選ぶことで、社内システム全体を最適化し、より効率的な業務運営を実現できる可能性があります。

サポート体制

導入後のサポート体制も重要な選定基準となります。ツールの導入や運用で問題が発生した場合に、迅速かつ適切なサポートを受けられる体制が整っているかを確認しましょう。電話やメールでの問い合わせ対応、FAQページ、オンラインマニュアルなどが充実しているツールを選ぶことで、安心して利用することができます。また、導入時のトレーニングや操作説明会などを実施してくれるベンダーを選ぶことも、スムーズな導入と定着のために有効です。特に、初めて社内コミュニケーションツールを導入する企業や、ITリテラシーに不安がある企業にとっては、手厚いサポート体制が重要となります。充実したサポート体制は、ツールの安定稼働を支え、企業の業務効率化に貢献します。

将来的な拡張性

企業の成長や事業内容の変化に合わせて、社内コミュニケーションツールも柔軟に対応できる必要があります。将来的な従業員数の増加や組織改編、新たな機能追加などを考慮し、拡張性が高いツールを選ぶことが重要です。例えば、ユーザー数やストレージ容量を柔軟に変更できるプランであるか、将来的に必要な機能が追加される予定があるかなどを確認しておきましょう。拡張性が高いツールを選ぶことで、長期的な視点でコストを抑えながら、変化に対応できる柔軟な社内コミュニケーション環境を構築できます。

目的に合わせた選び方

社内コミュニケーションツールの導入目的別に、最適なツールを以下の表にまとめました。

目的	おすすめツール	ツールの特徴
情報共有の効率化	社内SNSツールチャットツールファイル共有システム	リアルタイムな情報共有が可能部署やチームを超えた情報伝達を促進情報検索性を向上させ、必要な情報にアクセスしやすくする
コミュニケーション不足の解消	チャットツールビデオ会議システム社内SNSツール	気軽にコミュニケーションを取れる環境を構築リモートワークでも円滑なコミュニケーションを実現雑談などを通じた社員間の交流を促進
業務の進捗管理	プロジェクト管理ツールタスク管理ツールグループウェア	タスクの進捗状況を共有し、遅延を防止担当者や期限を明確化し、責任を持って業務を遂行業務プロセスを可視化し、改善点を発見
社員エンゲージメント向上	社内SNSツールアンケートツール評価制度	社員同士の交流を促進し、帰属意識を高める社員の意見やアイデアを収集し、経営に反映社員の貢献を可視化し、モチベーション向上につなげる

これらのポイントを踏まえ、自社の課題やニーズに最適な社内コミュニケーションツールを選定しましょう。必要に応じて、複数のツールを組み合わせて利用することも効果的です。例えば、メインのコミュニケーションツールとしてチャットツールを採用し、プロジェクト管理にはプロジェクト管理ツールを利用するなど、それぞれのツールの強みを活かした組み合わせを検討することで、より効果的に社内コミュニケーションを活性化できます。

また、無料トライアルやデモ版を提供しているツールも多いので、実際に試用して使い勝手や機能性を確認することもおすすめです。導入前にしっかりと比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。

目的別おすすめ社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールは、その目的によって最適なものが異なります。ここでは、代表的なツールを目的別に紹介します。

チャットツール

チャットツールは、リアルタイムなメッセージのやり取りを可能にするツールです。気軽に質問や相談ができ、スピーディーな情報共有に役立ちます。また、近年では、音声通話やビデオ通話機能を搭載したツールも増えています。

Slack

Slackは、カスタマイズ性が高く、多くの外部サービスと連携できることから、IT企業を中心に広く利用されています。

豊富な機能：チャンネル機能やダイレクトメッセージ、ファイル共有、タスク管理など、多彩な機能が備わっています。
外部サービスとの連携：Googleカレンダー、Trello、Dropboxなど、多くの外部サービスと連携できます。
カスタマイズ性：テーマや通知設定などをカスタマイズして、自分好みに使いやすくできます。

Chatwork

Chatworkは、シンプルなインターフェースで、誰でも使いやすく、日本国内での導入実績が多い点が特徴です。

シンプルな操作性：直感的に操作できるシンプルなインターフェースで、ITに不慣れな人でも使いやすいです。
タスク管理機能：チャット内でタスク管理ができるため、進捗状況を共有しやすくなります。
セキュリティ対策：IPアドレス制限や二段階認証など、セキュリティ対策も充実しています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365のユーザーであれば追加費用なしで利用できるため、導入しやすい点が魅力です。ビデオ会議やチャット、ファイル共有など、多様な機能を備えています。

Microsoft 365との連携：Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft 365のアプリとシームレスに連携できます。
ビデオ会議機能：高品質なビデオ会議を簡単に開催できます。画面共有や録画などの機能も充実しています。
多機能性：チャット、ファイル共有、タスク管理など、社内コミュニケーションに必要な機能が揃っています。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗管理やタスク管理、情報共有などを効率的に行うためのツールです。複数人でプロジェクトを進める際に、進捗状況や課題を共有することで、スムーズな連携を実現します。

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理に特化したツールです。ガントチャートやバーンダウンチャートなど、プロジェクトの進捗状況を可視化する機能が充実しています。

タスク管理：タスクの進捗状況を管理し、担当者や期限を明確にすることで、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
ファイル共有：プロジェクトに必要なファイルを共有し、バージョン管理もできるため、情報共有の効率化に役立ちます。
コミュニケーション機能：チャットや掲示板でコミュニケーションを取ることができます。プロジェクトに関する情報共有や議論に便利です。

Asana

Asanaは、シンプルながらも高機能なプロジェクト管理ツールです。タスクの依存関係を明確化できるため、複雑なプロジェクト管理にも適しています。

視覚的なタスク管理：リスト、ボード、カレンダーなど、複数のビューでタスクを管理できます。視覚的に進捗状況を把握することができます。
チームコラボレーション：タスクの担当者や期限を設定し、コメントでコミュニケーションを取ることができます。チームで協力してプロジェクトを進めるのに役立ちます。
進捗状況の追跡：進捗状況をリアルタイムで追跡し、レポートを作成することができます。プロジェクトの進捗を把握し、問題点があれば早期に発見することができます。

Trello

Trelloは、カンバン方式でタスク管理を行うツールです。直感的に操作できるため、初めてプロジェクト管理ツールを使う人にもおすすめです。

カンバン方式：タスクをカードで管理し、リスト間で移動させることで進捗状況を視覚化します。シンプルでわかりやすい操作が特徴です。
柔軟なカスタマイズ：リストやカードにラベルやチェックリストを追加するなど、自由にカスタマイズできます。プロジェクトの規模や内容に合わせて使いやすくすることができます。
無料プラン：無料プランでも基本的な機能は利用できます。まずは無料で試して、必要に応じて有料プランにアップグレードすることができます。

社内SNSツール

社内SNSツールは、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取ることができるツールです。部署や役職を超えたコミュニケーションを促進し、社内全体のエンゲージメント向上に貢献します。

Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する、グループウェアです。社内SNS機能だけでなく、スケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、多彩な機能が統合されています。

多機能性：社内SNS機能だけでなく、グループウェアとしての機能も充実しています。スケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、様々な機能を統合的に利用できます。
カスタマイズ性：ユーザーインターフェースや機能をカスタマイズできます。企業のニーズに合わせて、最適なシステムを構築できます。
セキュリティ：アクセス権限の設定やログ管理など、セキュリティ対策も充実しています。安心して利用できます。

Talknote

Talknoteは、社内コミュニケーション活性化を目的としたツールです。シンプルなインターフェースで使いやすく、日報機能など、コミュニケーションを促進するための機能が充実しています。

コミュニケーション促進機能：いいね！やコメント、グループチャットなど、コミュニケーションを促進するための機能が充実しています。従業員同士のコミュニケーションを活性化することができます。
日報機能：日報機能を使うことで、従業員の業務状況や進捗状況を把握することができます。また、日報を通してコミュニケーションを取ることもできます。
アンケート機能：アンケート機能を使って、従業員の意見や要望を収集することができます。従業員満足度向上のための取り組みにも役立ちます。

WowTalk

WowTalkは、ビジネスチャットに特化したツールです。セキュリティ対策も充実しており、機密性の高い情報も安心してやり取りできます。

高いセキュリティ：メッセージの暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策が充実しています。機密性の高い情報も安心してやり取りできます。
多様な機能：グループチャット、音声通話、ビデオ通話、ファイル共有など、ビジネスチャットに必要な機能が充実しています。
外部連携：外部サービスとの連携機能も充実しています。業務効率化に役立ちます。

ビデオ会議システム

ビデオ会議システムは、遠隔地にいる相手と音声や映像を使って会議を行うためのシステムです。移動時間やコストを削減できるだけでなく、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にするため、円滑な意思疎通に役立ちます。

Zoom

Zoomは、使いやすさと高音質で人気のあるビデオ会議システムです。画面共有や録画などの機能も充実しており、大人数の会議にも対応しています。

高音質・高画質：クリアな音質と高画質な映像でストレスなく会議に参加できます。
豊富な機能：画面共有、録画、チャット、リアクションなど、会議を円滑に進めるための機能が充実しています。
多様なプラン：無料プランから有料プランまで、様々なプランが用意されています。利用規模やニーズに合わせてプランを選択できます。

Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントがあれば無料で利用できるビデオ会議システムです。シンプルなインターフェースで使いやすく、Googleカレンダーとの連携もスムーズです。

手軽な利用：Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。専用アプリのインストールも不要です。
Googleサービスとの連携：Googleカレンダー、Gmail、Googleドライブなど、他のGoogleサービスとシームレスに連携できます。
セキュリティ：Googleの強力なセキュリティシステムにより、安全なビデオ会議を実現できます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャットツールとしても紹介したツールですが、ビデオ会議システムとしても利用できます。Microsoft 365ユーザーであれば追加費用なしで利用できる点が魅力です。

Microsoft 365との連携：Microsoft 365のアプリとシームレスに連携できます。会議のスケジュール調整や資料共有がスムーズに行えます。
多様な機能：画面共有、録画、バーチャル背景など、会議を効率的に進めるための機能が充実しています。
セキュリティ：Microsoftのセキュリティ技術により、安全なビデオ会議を実現できます。

社内コミュニケーションツール導入事例

ここでは、具体的な導入事例を通して、各ツールがどのように活用されているのかを見ていきましょう。

企業	業種	導入ツール	目的	導入効果
A社	製造業	Slack	情報共有の促進	部署間の情報共有がスムーズになり、業務効率が向上した。
B社	IT企業	Backlog	プロジェクト管理の効率化	プロジェクトの進捗状況が可視化され、スムーズな連携が可能になった。
C社	小売業	Talknote	社員エンゲージメント向上	従業員同士のコミュニケーションが活性化し、帰属意識が高まった。

社内報や社内Wikiの効果的な活用

社内コミュニケーションを活性化するためには、ツールだけでなく、社内報や社内Wikiといったコンテンツも有効です。ここでは、それぞれのコンテンツの効果的な活用方法について解説します。

社内報に求められる役割

社内報は、企業の情報を従業員に伝えるための重要なツールです。従来は、紙媒体で発行されることが一般的でしたが、近年では、Webサイトやメールマガジンなど、デジタル化が進んでいます。社内報に求められる役割は、大きく分けて以下の3つです。

情報伝達の役割社内報は、企業の経営方針や事業戦略、新製品情報、人事異動など、従業員に伝えたい情報を発信する役割を担っています。正確かつ迅速に情報を伝えることで、従業員の企業理解を促進し、一体感を醸成することができます。
コミュニケーション促進の役割社内報は、従業員同士のコミュニケーションを促進する役割も担っています。社員インタビューや座談会、クラブ活動の紹介など、従業員同士の交流を促進するコンテンツを掲載することで、社内の活性化を図ることができます。
エンゲージメント向上の役割社内報は、従業員のエンゲージメント向上にも貢献します。従業員が興味関心を持つようなコンテンツを掲載することで、従業員のモチベーション向上や帰属意識の向上につなげることができます。

社内Wikiでのナレッジ共有

社内Wikiは、従業員が自由に情報を発信・共有できるシステムです。業務マニュアルやFAQ、議事録など、様々な情報を蓄積することで、業務効率化や人材育成に役立ちます。社内Wikiの効果的な活用方法としては、以下の点が挙げられます。

誰でも編集できる環境づくり社内Wikiは、誰でも自由に情報を編集できる点が大きなメリットです。編集権限を一部の担当者に限定してしまうと、情報が更新されず、活用が進まない可能性があります。誰でも編集できる環境を整えることで、常に最新の情報が共有される状態を目指しましょう。
検索機能の充実社内Wikiに蓄積された情報は、検索機能を使って簡単に探し出すことができるようにする必要があります。キーワード検索はもちろんのこと、カテゴリ検索やタグ付けなど、多様な検索方法に対応することで、必要な情報をスムーズに見つけられるようにしましょう。
活用促進の取り組み社内Wikiを導入しただけでは、従業員が積極的に活用してくれるとは限りません。活用事例の紹介や、定期的なアンケートの実施など、社内Wikiの活用を促進するための取り組みを行うことが重要です。

効果的な社内コンテンツの作り方

社内報や社内Wikiなど、社内コンテンツを作成する際には、以下の点に注意しましょう。

ターゲットを明確にする誰に情報を届けたいのか、ターゲットを明確にすることが重要です。ターゲット層の年齢や役職、興味関心に合わせたコンテンツを作成することで、より多くの従業員に情報を届けることができます。
読みやすさに配慮する社内コンテンツは、読みやすさが重要です。専門用語を避ける、箇条書きや図表を効果的に使うなど、読みやすい文章を心がけましょう。また、スマートフォンでも見やすいように、レスポンシブデザインに対応することも重要です。
更新頻度を検討する社内コンテンツは、定期的に更新することが重要です。更新頻度が低いと、情報が古くなってしまい、従業員の関心が薄れてしまいます。情報の内容や量に応じて、適切な更新頻度を検討しましょう。

まとめ

社内コミュニケーションは、企業の成長に欠かせない要素です。円滑なコミュニケーションは、業務効率化、社員エンゲージメント向上、企業競争力強化などに繋がります。社内コミュニケーションを活性化するためには、自社の課題や目的に最適なツールを導入することが重要です。

本記事では、目的別に最適な社内コミュニケーションツールを紹介しました。情報共有の促進にはチャットツール、プロジェクト管理にはプロジェクト管理ツール、社員間の交流促進には社内SNSツールなど、それぞれのツールには特徴があります。導入事例を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。

また、社内報や社内Wikiも、社内コミュニケーションを活性化する有効な手段です。社内報で最新情報を共有したり、社内Wikiでナレッジを共有することで、社員間の情報共有を促進できます。

社内コミュニケーションツールを効果的に活用し、社内コミュニケーションを活性化することで、企業の成長に繋げていきましょう。